To-do list-ul de cosmar si 4 solutii rapide



“Aproape jumatate dintre task-urile notate pe „to-do list”-urile noastre nu sunt niciodata duse la indeplinire. Prin eliminarea sarcinilor neimportante, care iti acapareaza energia, te poti concentra asupra scopurile cu adevat semnificative.”

To-do list

Pana in urma cu ceva timp, aveam obiceiul sa-mi pastrez pe birou tot felul de post it-uri sau hartii de tipul „to-do list”, imprastiate cam peste tot unde puteau sa imi sara in ochi. Aveam, astfel, senzatia ca tin lucrurile sub control, ca am ordine in ganduri si in planuri si ca raman concentrat pe ce am de rezolvat. Ce multe ori imi notam si in agenda, telefon, laptop sau tableta. Am inceput sa folosesc diverse aplicatii care sa ma ajute in organizare si planificare. Asana, Arrange, Evernote, Notes, Sticky Notes etc. Mi-a luat ceva timp pana sa imi dau seama ca notitele imi faceau mai mult rau decat bine. Cumulasem un numar mult prea mare de sarcini ne-duse la indeplinire, iar prezenta lor contanta imi crea impresia ca sunt mult prea multe pentru a putea fi vreodata solutionate.

Cati dintre voi nu s-au lovit de aceasta problema? Fie ca este vorba despre task-uri legate de locul de munca sau teluri personale, probabil ca ati acumulat in timp un numar considerabil de articole pe to-do list. Avem mai multe lucruri de facut decat timpul necesar pentru a le pune, efectiv, in aplicare. Iar lista devine astfel, in loc de ajutor, o povara.

To-do list este o metoda antica si ineficenta de a ne organiza timpul, dar de care parem ca nu mai putem scapa. Faptul ca a trecut testul timpului nu inseamna ca ne va ajuta pe cat de mult am crede. O statistica publicata de o firma care a realizat un software online ne arata ca mai bine de jumatate dintre angajati folosesc metoda „to-do list” pentru a-si nota obiectivele. Va intrebati cat de eficienta este, in realitate, aceasta tehinica? S-ar putea ca rezultatele sa va surprinda:

  • 41 % dintre sarcinile notate pe to-do list”nu sunt niciodata indeplinite!
  • 50 % dintre sarcinile solutionate sunt facute intr-o zi.
  • 18 % dintre sarcinile solutionate sunt facute intr-o ora.
  • 10 % dintre sarcinile solutionate sunt facute intr-un minut.
  • 15 % dintre lucrurile pe care le facem pornesc ca articole pe to-do list.

Aceste procente arata cat de greu le este oamenilor sa duca la indeplinire obiectivele notate pe „to-do list”, sau cat de ineficienta este planificarea. In realitate, prea putine dintre proiectele pe care le realizam sunt legate de aceste liste. In plus, multe dintre sarcinile pentru care depunem efortul de a le nota sunt extrem de usor de realizat. Pentru a nu ramane captivi in aceasta capcana, va recomand sa urmati o serie reguli pe care vi le voi explica aici.

to-do list post-it

1. Daca sunt prea multe, te incurci in ele

“Alege doar trei sarcini, pe cele mai importante, pe care daca le indeplinesti te vei simti minunat la sfarsitul zilei. Restul de task-uri noteaza-le pe o alta lista, de care te vei ocupa separat.”

Asa cum va spuneam, listele acestea contin mult prea multe articole. Din incercarea de a crea ordine in actiuni, ajungem sa notam pe to-do list pana si cele mai banale chestiuni, care nu fac altceva decat sa ne consume resursele. Exemple sunt o multime. Am clienti care isi noteaza pe aceste liste si faptul ca trebuie sa dea un telefon unui prieten, sau sa isi schimbe antivirusul de pe calculator. Este adevarat ca atunci cand sunt multe si marunte, le poti bifa si ai astfel impresia ca ai realizat o gramada. In realitate, nu ai facut mai nimic! Evident, cazurile de mai sus sunt poate exagerate, dar ilustreaza destul de bine problema acestor liste in care iti notezi zeci sau chiar sute de task-uri.  Supra aglomerarea aceasta de sarcini creaza sentimentul ca sunt mult prea multe de facut. Persoanele predispuse la anxietate sunt cele mai vulnerabile din acest punct de vedere, pentru ca s-ar putea panica, iar acest lucru le va afecta si mai mult productivitatea. Daca stiti ca nu functionati bine sub stres, stati departe de listele lungi. Presiunea unui numar mare de sarcini ar putea produce efectul contrar celui dorit.

 

2. Prioritizeaza-ti sarcinile!

“Cele trei sarcini pe care le-ai ales trebuie sa fie din categoria urgent/important sau important. Incepe cu sarcinile cele mai importante.”

Gandeste-te ca esti pe punctul de a finaliza un proiect care ti-ar putea aduce promovarea mult asteptata, iar in acel moment te intrerupe un coleg cu o problema ce are nevoie de solutionare imediata. Proiectul nu arde, dar pauza te va costa intreruperea concentrarii si s-ar putea sa te intarzie atat de mult incat altcineva va obtine postul pe care ti-l doreai, pentru ca a fost mai rapid. Pe de alta parte, problema colegului tau trebuie rezolvata urgent, dar rezultatul nu te va afecta si nu iti va aduce nicio satisfactie, dincolo de sentimentul ca ai ajutat un cunoscut. Ce ai face in situatia aceasta? Vorbeam intr-un articol trecut despre Metoda Eisenhower si despre cat de mult conteaza sa poti face diferenta dintre urgent si important. Daca ne raportam la exemplul dat, problema colegului este urgenta, dar nu cantareste in succesul nostru. Pe de alta parte, proiectul la care lucram poate influenta evolutia carierei noastre si devine, astfel, important.

Revenind la „to-do list”-ul nostru… Atunci cand selectezi cele trei sarcini zilnice (principiul poate fi aplicat la fel de bine si in cazul sarcinilor saptamanale/lunare/anuale), ai grija ca acestea sa se incadreze in categoria Important/Urgent sau Important, adica sa aiba o valoare reala pentru tine. De cele mai multe ori, ele presupun si mai mult efort pentru a le duce la indeplinire si de aici rezulta amanarea lor constanta. Procrastinarea este o alta problema, pentru care iti recomand sa citesti si despre Metoda Pomodoro. Mie mi-a fost de folos.

Obiective pe termen lung

3. Verifica daca cele trei sarcini sunt aliniate cu obiectivele tale pe termen lung

Ai ales trei sarcini. Ai stabilit ca acestea sunt importante pentru cariera ta sau pentru afacerea ta. In acest punct, ar trebui sa te asiguri ca ele sunt in concordanta cu obiectivele pe care le-ai stabilit pe termen lung. Altfel spus, ca sunt pasi pe care ii faci intr-o anumita directie. In directia pe care vrei sa o urmezi.

Sigur ti-ai proiectat, cel putin o data in viata, o imagine clara despre unde vrei sa ajungi. Nu ma refer aici la visele pe care le-ai avut atunci cand ai fost copil, acela de a aduna toti cainii de pe strazi sau de a castiga un concurs NASA, ci la planurile pe care le ai ca adult. Acela de a ajunge CEO la compania la care lucrezi, de a gasi un loc de munca bine platit si care sa iti si placa, sau de a dezvolta o firma proprie, de exemplu. Pe plan personal, aceste scopuri se pot referi la stabilirea unei relatii bune cu copiii sau de a ramane apropiat de parinti.

Scopurile iti ofera o viziune, o destinatie si te ajuta sa ramai concentrat.  Te ambitioneaza, cu alte cuvinte. Atunci cand stii unde vrei sa ajungi, iti poti gestiona timpul, resursele si prioritatile astfel incat sa treci linia de sosire. In functie de scopuri, poti stabili ce actiuni merita atentie si care sunt doar o pierdere de timp. De aceea este esential ca sarcinile pe care le trasezi pe to-do list sa fie in concordanta cu directia ta generala. Trebuie sa reprezinte etape care sa te ajute sa ajungi unde ti-ai propus. In caz contrar, inseamna ca sunt doar alte activitati care iti vor consuma inutil energia, desi pe moment ti se par „idei bune”.

Manual de instructiuni

4. Actiuni, nu obiective. Psihologia to-do list-urilor – Efectul Zeigarnik

“Creierul nostru pare sa retina mai bine sarcinile incomplete sau intrerupte, decat proiectele finalizate. Acesta este Efectul Zeigarnik, descoperit de psihologul rus Bluma Zeigarnik.”

Initial, cercetatorii au considerat ca efectul Zeigarnik este modul in care mintea umana se asigura ca scopurile sunt duse intr-un final la indeplinire. Simplu spus, ne bate la cap pana cand incheiem proiectul. Studiile recente au relevat, insa, ca recurenta gandurilor nu este un semn al faptului ca inconstientul lucreaza pentru indeplinirea scopului. Din contra, este incercarea acestuia de a determina constientul sa puna la cale un plan. Inconstientul nu are puterea de a face acest lucru de unul singur si de aceea „preseaza”constientul sa stabileasca factori clari pentru indeplinirea scopului, cum ar fi timp, spatiu si resurse. Atunci cand luam atitudine, inconstientul ne lasa in pace. De aceea, to-do list-ul trebuie sa contina actiuni concrete.

Unul dintre motivele pentru care metoda to-do list esueaza este pentru ca nu reusim sa formulam corect sarcinile si nu putem delimita pasii pe care ii avem de urmat. Inchipuie-ti ca ai ca obiectiv sa devii director regional la o companie la care nu esti nici macar angajat. Cam asa sta treaba si cu to-do list-ul care contine obiective grandioase, fara un “manual de instructiuni”atasat. Rezultatul? Liste interminabile de obiective si prea putine indicatii despre cum sa le indeplinim. Obiectivele trebuie insotite de actiune! In plus, atunci cand indeplinesti o sarcina, simti ca faci progrese, iar acest lucru te va motiva sa mergi mai departe. Psihologii spun ca progresul este cel mai puternic stimulent care te ghideaza spre reusita. Nu ar fi o idee rea sa faci o lista diferita, pe care sa iti notezi reusitele!

 

Aceste patru reguli simple te vor ajuta sa scapi de tirania to-do list-ului: elimina elementele care iti consuma energia, alege trei sarcini importante pentru dezvoltarea ta profesionala sau a afacerii si treci la actiune!

Am o provocare pentru tine. Vreau ca in seara aceasta, sau maine dimineata inainte de a incepe lucrul, sa alegi maxim trei sarcini care te vor ajuta sa ajungi mai aproape de obiectivele tale. Dintre acestea alege una pe care sa o solutionezi pana la finalul zilei indiferent ce se intampla. Daca iti permite timpul incepe cu ea ziua de lucru. In acest fel, iti vei demonstra in primul rand tie ca stii care iti sunt prioritatile si pasii pe care ii ai de urmat pentru a obtine ceea ce iti doresti.

Astept sa ma anunti cum te-ai descurcat!

 

Un sfat util la final:

Poti sa iti mai faci o lista pe care sa treci toate „celelalte” lucruri pe care le ai de facut, dar nu te apuca de ea pana nu termini cu lista principala care contine doar 3 elemente. Probabil ca nu vei avea niciodata timp sa rezolvi tot ce scrii pe aceasta lista secundara. De multe ori o sa revii dupa o zi sau doua la lista si o sa incepi sa stergi din elemente pentru ca ti s-a schimbat perceptia asupra lor. Este totusi bine sa ai o asemenea lista, deoarece vei mai fi nevoit sa tii minte toate lucrurile marunte si astfel iti vei elibera memoria de lucru.

Dragos Corbu

About Dragos Corbu