Performanta la birou in 8 pasi simpli



Atunci cand esti presat de timp, de prea multe task-uri si de problemele marunte, zilnice, de care ai impresia ca nu mai scapi, concentrarea pare sa iti scape complet de sub control. Mai jos iti prezint o serie de obiceiuri si rutine pe care le-am descoperit pe parcursul ultimilor ani si care m-au ajutat sa imi cresc performanta si productivitatea la birou.

Performanta la birou

  1. Decide-te care sunt lucrurile pe care vrei sa la faci.

Va povesteam intr-un articol trecut despre importanta pe care o are un management eficient al timpului. Unul dintre motivele pentru care esuam in atingerea performatei este faptul ca nu stabilim corect scopul pe care il avem intr-o anumita unitate de timp.

Iata ce trebuie sa faci:

Pe data de 1 a fiecarei luni, stabileste-ti un scop pe care vrei sa il indeplinesti pana la finalul lunii. Gandeste-te la un lucru pe care tu l-ai considera un succes si care ti-ar aduce satisfactie pe plan profesional.

Acelasi principiu poate fi aplicat la inceputul saptamanii si in fiecare dimineata, inainte sa iti incepi munca. In acest fel, energia ta va fi directionata punctual, asupra lucrurilor importante. In momentul in care stii exact unde vrei sa ajungi, drumul este mult mai usor decat atunci cand ratacesti fara scop. Vei vedea imediat rezultatele, iar gradul de productivitate va creste considerabil.

planificare

Cand e mai bine? Seara vs. Dimineata?

Daca reusesti la sfarsitul programului, sau chiar seara sa iti stabilesti programul pentru urmatoarea zi, poti sa ai cateva avantaje. In primul rand cand te vei trezi dimineata vei avea mintea mai limpede si nu iti vor mai veni tot felul de idei si ganduri in timp ce te speli pe dinti. Memoria de lucru va fi astfel utilizata pentru altceva si vei avea un sentiment de incredere si siguranta. Daca totusi esti o persoana ca mine, adica mai activa dimineata, si iti este mai usor sa faci asta la prima ora a diminetii, sau primul lucru cand ajungi la birou, atunci cu siguranta veti prefera aceasta varianta. Singurul sfat pe care ti-l dau este ca indiferent cand te decizi sa iti organizezi ziua de munca, dimineata sau seara, sub nici o forma sa nu incepi lucrul fara a trece prin aceasta etapa. Te va ajuta enorm.

Pentru a nu deveni captiv in propriul tau plan, este bine sa iti stabilesti unul sau doua obiective mai mari intr-o perioada de timp stabilita, lucruri pe care le consideri esentiale. Altfel, risti sa iti imparti atentia asupra unui numar prea mare de task-uri si ajungi de unde ai pornit…. adica vrei sa faci prea multe si s-ar putea sa te trezesti la final ca nu ai facut nimic notabil. Dupa ce ai stabilit obiectivele, canalizeaza-ti energia asupra rezolvarii lor si incearca sa nu te lasi distras de la scopul tau. Daca este posibil, incepe prin a solutiona aceste chestiuni mai intai, pentru ca s-ar putea sa apara situatii neprevazute care sa iti ingreuneze munca. Orice alt task poate fi rezolvat in restul timpului.

  1. Planifica-ti timpul

Stabileste din capul locului cat timp vei dedica muncii. Puncteaza clar intervalul de timp pe care il vei aloca in acest sens, cu notarea sarcinilor pe care vrei sa le duci la bun sfarsit. Daca nu iti delimitezi timpul pentru munca, te vei trezi incarcat cu tot felul de intalniri si alte probleme care nu iti vor mai lasa deloc spatiu pentru indeplinirea proiectelor. Stim cu totii cum este sa pornesti ziua cu gandul ca nu ai mai nimic de facut si sa te trezesti cu 100+1 situatii neprevazute care iti mananca tot timpul. De aceea este important sa te concentrezi asupra a ceea ce ai de facut. Doar asa poti obtine performanta. Lasa-ti spatiu in agenda cel putin trei, patru ore, pe care sa le poti dedica muncii indiferent de ce ar mai putea apararea pe parcursul zilei. In acest fel ai siguranta ca vei reusi sa duci la bun sfarsit sarcinile de lucru, dincolo de orice interventie perturbatoare. Trateaza acest interval de timp ca orice alt eveniment notat in agenda, adica nu programa nimic peste el si nu lasa pe nimeni sa te deranjeze in acest timp. Ai putea sa cauti un spatiu retras in acest timp, o sala de conferinte sau un birou individual unde sa nu te deranjeze nimeni.

  1. Foloseste un sistem de time management

Subliniez, din nou, importanta pe care o are un time management eficient in atingerea scopului de productivitate. Nu are importanta ce sistem folosesti, atata timp cat folosesti unul! Sunt atat de multe disponibile, incat cu siguranta vei gasi un instrument potrivit. Problema este ca, oricat de bine gandit ar fi acest sistem de management, el nu functioneaza decat daca te tii de el. Cele mai multe sisteme esueaza pentru simplul fapt ca oamenii nu se tin de ele. Incep in forta, minunea tine trei zile, iar apoi revin la obiceiurile anterioare. Sa nu faci aceeasi greseala! Alege un sistem si tine-te cu dintii de el, daca vrei sa ajungi la performanta visata. Dupa patru saptamani, va deveni un obicei si nu va mai fi nevoie sa te stresezi cu asta. Iti vei gestiona timpul mai bine instinctiv.

Poti apela la principiul de Prioritizare Eisenhower. Metoda spune ca secretul unui time management eficient este cunoasterea diferentei dintre important si urgent. Activitatile importante au ca rezultat indeplinirea obiectivelor, atat pe plan personal cat si profesional, in timp ce activitatile urgente necesita atentie imediata, dar nu sunt mereu esentiale pentru succesul nostru. De aceea, trebuie sa ne concentram asupra solutionarii problemelor cu adevarat importante pentru dezvoltarea noastra.

invinge-procrastinarea

  1. Invinge procrastinarea

Procrastinarea este cel mai mare dusman al nostru, atunci cand vine vorba despre indeplinirea unor obiective. „DE MAINE”, „de luni”, „de pe 1”, „de anul viitor” sunt, din pacate, printre cele mai comune sintagme pe care le auzim, iar unii oamenii si-au facut din asta un stil de viata. „De maine ma voi ocupa si de actele firmei”, „de luni incep sa ma trezesc mai devreme pentru a evita traficul”, „de luna viitoare imi caut un nou job”. Poti fi sincer cu tine insuti, ai spus si tu asta macar o data in viata. Problema apare atunci cand procrastinarea ia locul actiunii si ramai blocat intr-un punct negativ al vietii tale, cand tot ce trebuie sa faci este sa realizezi primul pas. ACUM, nu de maine sau de luni. Amanarea sarcinilor dificile sau neplacute nu iti va aduce niciun avantaj. Ba din contra, pe termen lung, nu vei avea decat de suferit din cauza asta.

Si atunci cand vine vorba despre indatoririle de la serviciu, oamenii au tendinta sa amane sarcinile dificile si sa inceapa cu ce este mai usor sau mai placut si, de cele mai multe ori, si neimportant. Cheia reusitei este sa iti stabilesti concret obiectivele pentru fiecare zi de lucru, in functie de proiectele sau sarcinile pe care le ai si sa te concentrezi asupra indeplinirii lor. Cel mai simplu mod prin care eu am reusit sa inving procrastinarea a fost prin folosirea metodei Pomodoro.

  1. Concentreaza-te pe momentul prezent

Nu spune nimeni ca este gresit sa analizezi anumite aspecte din trecut sau sa visezi la planuri de viitor, insa uneori proiectarea aceasta in timp aduce dezavantaje in prezent.

Iata cateva greseli care ti-ar putea distruge productivitatea:

Te concentrezi prea mult asupra viitorului. Faptul ca te gandesti la ce vei face la finalul zilei sau la finalul saptamanii iti va distrage atentia de la sarcinile de moment. Bineinteles ca trebuie sa ai un scop de viitor, dar acest lucru nu trebuie sa perturbe performanta prezenta. Din contra. Asadar, stabileste telul si fa tot ce trebuie pentru a-l indeplini, dar fara a visa constant la el cu ochii deschisi. Incearca sa faci in fiecare zi ceva ce te-ar putea ajuta pe termen lung, dar nu te lasa distras de ce se va intampla in viitor si concentreaza-te asupra prezentului. Viitorul nu poate fi controlat, in schimb prezentul este in mainile tale.

Iti faci prea multe griji. Nu te intreba ce ar putea crede colegii sau partenerii de afaceri despre tine daca faci un lucru sau altul. Nu te ingrijora daca seful este intr-o pasa mai proasta sau ca un proiect nu va iesi chiar asa cum vrei. Este bine sa te preocupe parerea celor cu care lucrezi, dar intr-o anumita limita. Aminteste-ti ca nu poti controla impresiile pe care ceilalti le au despre tine, asa cum nu poti controla pe deplin efectele sau rezultatele actiunilor tale. Concentreaza-te asupra a ceea ce ai de facut in prezent si vei observa ca faci lucrurile mult mai usor.

Analizezi prea mult trecutul. O alta greseala, la fel de frecventa, este intoarcerea in timp. Trecutul nu poate fi schimbat, asa ca nu are niciun sens sa re-analizezi la infinit unde ai gresit. Important este sa faci tot ce iti sta in putinta acum, pentru a nu repeta incidentul. De multe ori suntem obisnuiti sa comparam actiuni viitoare cu esecuri din trecut. Nu lasa astfel de momente sa te influenteze negativ, ci transforma-le in niste lectii care te ajuta sa inveti.

  1. Principiul lui Pareto

Poate ca nu stiai, dar numai 20% din actiunile noastre produc 80% din efecte. Acesta este conceptul de baza al Principiului 20/80 sau Principiul lui Pareto si poate fi aplicat in toate aspectele vietii, atat pe plan profesional cat si personal.

Principiul Pareto

Initial acest principiu a fost observat de catre un economist italian in distributia averilor populatiei in tara sa. Ulterior principiul a fost preluat de catre un inginer american nascut in Braila, pe nume Joseph Juran, si care a extrapolat universal aceasta lege dupa ce a observat-o in mai multe arii de lucru.

Pe scurt, metoda spune ca trebuie sa concentrezi asupra acelor 20 de procente de activitati importante, care iti vor aduce cea mai mare parte din efectele dorite, si sa nu iti pierzi timpul cu lucruri marunte. Ca mod de lucru, ai grija ca atunci cand apare o situatie neprevazuta si trebuie sa iti modifici programul, sa renunti la ceva situat in cele 80 de procente si nu in cele 20.

  1. Invata sa spui NU

Unele persoane au dificultati in a-i refuza pe colegi sau pe sefi, cu toate ca stiu ca daca accepta sarcina sau rugamintea nu vor avea nimic de castigat, ba mai mult, vor fi intrerupti din propria activitate. Daca vrei sa fii productiv si sa obtii performanta la locul de munca, este esential, asa cum am mai scris, sa nu te lasi distras de la treaba. Nu iti mai face griji ca i-ai putea supara pe cei pe care ii refuzi si invata sa spui NU intr-o maniera eleganta. Poti spune ca ai nevoie de timp de gandire inainte de a raspunde sau poti justifica refuzul prin faptul ca vrei sa te asiguri ca proiectul la care lucrezi va fi incheiat cu succes. Mai mult, poti face sugestii despre cum ar putea fi solutionata rugamintea lor, fara a te implica efectiv. In acest fel, dai de inteles ca esti preocupat de munca si nu ti se poate reprosa ca nu vrei sa iti ajuti colegii.

  1. Renunta la multi-tasking

Ne place sa credem ca putem indeplini o multime de sarcini in acelasi timp, la fel de eficient. Poate ca si tu ai considerat ca nu te afecteaza cu nimic daca te uiti la televizor in timp ce lucrezi la un proiect. Adevarul este insa ca multi-tasking-ul scade productivitatea si performanta, oricat am vrea sa credem contrariul. Studii recente au scos la iveala ca oamenii se simt mai bine atunci cand fac mai multe lucruri simultan, dar activitatea lor cognitiva are de suferit. Cu cateva exceptii, creierul nostru nu poate indeplini doua activitati in acelasi timp. Contrar parerii generale, persoanele care fac multi-tasking sfarsesc prin a nu indeplini cu succes nicio sarcina. De aceea, in loc sa alergi dupa mai multi iepuri in acelasi timp, concentreaza-te asupra unui singur aspect, pe care sa il duci la bun sfarsit.

multitasking

Va doresc o saptamana productiva!

Dragos Corbu

About Dragos Corbu