De ce trebuie sa afli despre legea lui Parkinson?



Cu cat  ai mai mult timp la dispozitie pentru indeplinirea unei sarcini, cu atat sunt mai mari sansele sa o lasi pentru ultima suta de metri. Pentru a-ti optimiza resursele, nu este nevoie sa muncesti din greu, trebuie doar sa muncesti cu cap!

Imi amintesc ca in urma cu ceva timp demarasem un proiect nou destul de ambitios dar pentru care aveam alocat si un timp relativ mare, de aproximativ o luna. Tocmai datorita faptului ca stiam ca am suficient timp sa il completez, nu m-am apucat imediat de treaba si mi-am dat seama la un moment dat ca trebuie sa ajung de la 0 la 100%  in numai doua zile! Cu motoarele turate la maxim si o noapte in care nu am dormit deloc, am reusit sa finalizez proiectul in timp util, insa nu pot spune ca asta mi-a adus prea multa satisfactie, pentru ca eram constient ca resursele mele nu au fost gestionate eficient. Am cazut singur intr-o capcana pe care atunci nu o puteam inca defini si am transformat o activitate care nu ar fi trebuit sa imi puna niciun fel de problema intr-o sarcina urgenta si stresanta.

Cati dintre voi nu ati experimentat aceasta situatie? Si, sincer, te-ai declarat multumit de modul in care ai abordat problema? Pentru ca in fond, adevarul este, luand cazul meu drept exemplu, ca vorbim despre o luna in care volumul muncii a fost lipsit de consecventa si coerenta. In prima parte, munca a lipsit cu desavarsire, iar in ultimele zile ca a fost o fuga contra-cronometru. Poate ca outcome-ul ar fi fost complet altul daca munca ar fi fost constanta.

Acesta este un exemplu perfect pentru ceea ce inseamna Legea lui Parkinson. „Volumul de munca va creste pentru a umple timpul maxim alocat pentru finalizarea ei”, spunea concis Parkinson si privind in jurul nostru, oricine se va convinge ca acest principiu functioneaza de minune intr-o multime de ramuri de activitate. Insa, cu toate ca ne lovim constant de ea, legea nu trebuie sa ne fie dusman si o putem intoarce in favoarea noastra.

today-tomorrow

  1. Cum functioneaza Legea lui Parkinson

Volumul de munca are tendinta de a creste in raport cu timpul pe care il ai la dispozitie si cu numarul de persoane care ar putea contribui la indeplinirea unei anumite activitati.

Cyril Northcote Parkinson a studiat istoria atat in teorie, cat si in practica. In cel de-al doilea Razboi Mondial, Parkinson a fost parte componenta a administratiei britanice si a Fortelor Aeriene Regale. In acest context a inteles ce inseamna si cat de ineficienta este birocratia. Britanicul a constatat ca pe masura ce procedurile interne se inmulteau, acestea isi pierdeau din eficienta. Principiul a fost aplicat si in alte sectoare, private de aceasta data, ajungand mereu la aceeasi concluzie.  A descoperit astfel ca sarcinile simple tind sa creasca in complexitate pentru a acoperi timpul dedicat solutionarii lor. In schimb, cu cat perioada de timp este mai scurta, cu atat mai simple si mai usor de solutionat devin aceste activitati. Observatiile i-au folosit ca punct de plecare pentru cartea care l-a facut faimos, „Legea lui Parkinson”, publicata in 1958. Volumul cuprinde exemple de sarcini inutile, consumatoare de timp mult, si de procedee birocratice disfunctionale. Iar concluzia autorului este ca „Volumul de munca va creste pentru a umple timpul maxim alocat pentru rezolvarea ei.”

Acest concept se aplica in companiile din vremurile noastre printr-o opinie generala potrivit careia trebuie sa muncesti din greu, in loc sa muncesti eficient. Exemple despre cum a fost inteles acest principiu sunt o multime si poate te-ai lovit si tu de ele la locul de munca. De exemplu, daca seful a oferit recompense celor care stau peste program, fara a verifica insa ce fac in acest interval si daca timpul este petrecut cu folos la munca.

Legea lui Parkinson are o sumedenie de variatii si se aplica in mai toate sectoarele de activitate, fie publice sau private.

  • Activitatea care trebuie facuta creste in importanta si complexitate direct proportional cu timpul alocat indeplinirii ei.
  • Cheltuielile cresc pe masura ce creste venitul.
  • Expansiunea inseamna complexitate; complexitatea inseamna decadere.
  • Numarul de persoane dintr-un grup de lucru tinde sa creasca indiferent de volumul de munca pe care trebuie sa il indeplineasca.
  • Daca exista o modalitate de a amana luarea unei decizii importante, birocratia, fie ea publica sau privata, o va gasi.

Productivitate - Legea lui Parkinson

  1. Cum pot folosi legea in avantajul meu ?

Legea lui Parkinson functioneaza cel mai bine atunci cand suntem acaparati de sarcini multiple, pentru care nu avem stabilite deadline-uri clare.

Este posibil ca si tu sa fi fost la un moment dat victima a Legii lui Parkinson, fara sa iti dai seama. Acum ca stii cum functioneaza acest principiu contra-productiv, il poti intoarce in favoarea ta. Iata ce trebuie sa faci:

Separa sarcinile. In momentul in care avem prea multe de facut se creaza asupra sarcinilor o falsa impresie de importanta si urgenta. Pentru ca sunt numeroase, par grele si nu stii cu care sa incepi. Cel mai bun lucru pe care il poti face este sa „rupi” proiectele in  activitati concrete si sa stabilesti termene limita pentru fiecare dintre ele. Vei stii astfel in fiecare clipa unde te afli si care este evolutia proiectului. Si sa nu mai amani! Aceasta este cea mai eficienta modalitate de a invinge Legea lui Parkinson!

Stabileste deadline-uri clare pentru fiecare sarcina. Nu lasa ca munca sa se intinda haotic pe toata perioada zilei. Pentru fiecare activitate pe care trebuie sa o duci la indeplinire, stabileste termene scurte si precise. Atunci cand simti ca dintr-un motiv sau altul nu dai randament intr-o anumita activitate, sa nu ramai blocat pe ea. Treci la urmatoarea de pe lista.

Renunta la multi-tasking. Unii angajati au tendinta sa ia in carca mai multe sarcini simultan, pentru a le demonstra superiorilor ca se descurca la multi-tasking. In realitate, cu cat ai mai multe de facut, cu atat sunt mai mari sansele sa nu faci nimic! Singura modalitate de a le duce pe toate la indeplinire este sa te concentrezi pe rand asupra lor, sa le iei una cate una.

Creaza „urgenta”. Exista persoane care considera ca functioneaza bine sub stres si care simt ca doar atunci pot da randament maxim. Daca te numeri printre ele, incearca sa dai o falsa senzatie de urgenta fiecarei activitati, pentru a genera impulsul de care ai nevoie. Daca superiorul iti aloca un nou proiect, gandeste-te ca de rezolvarea lui depinde promovarea pe care o astepti.

Lucreaza contra-cronometru. Intocmeste o lista de sarcini si separa-le in functie de timpul de care ai nevoie pentru a le indeplini. Aloca-ti pentru fiecare activitate doar jumatate din timpul programat initial. Pentru ca vei realiza ca este practic imposibil sa respecti noul deadline, organismul tau va crea adrenalina iar munca va deveni o lupta cu timpul. Acest exercitiu este eficient in special in cazul angajatilor care nu isi iau deadline-urile in serios.

Scapa de lucrurile care iti distrag atentia. Ai fi surprins sa afli cat de mult timp iti mananca dintr-o zi de lucru activitati precum verificarea email-ului. Si cu siguranta multe dintre mesajele pe care le primesti sunt lipsite de importanta sau necesita un raspuns mult mai scurt decat cel pe care il trimiti de obicei. Incearca sa reduci timpul alocat acestor activitati. Daca pana acum alocai 10 minute in fiecare dimineata email-ului, de maine sa rezervi doar 5 sau chiar 2, daca iti plac provocarile!

Contorizeaza ziua de lucru. Noteaza cat timp ti-a luat sa indeplinesti o anumita sarcina, astfel incat sa poti face o estimare cat mai exacta data viitoare. Acest lucru te va ajuta sa stabilesti un time management eficient al zilei de munca.

Motiveaza-te sa termini sarcinile mai devreme. Cresterea productivitatii la birou va atrage dupa sine mai mult timp liber pentru relaxare.  Pe masura ce vei invata sa lucrezi eficient, te vei recompensa cu momente libere in care sa iti incarci bateriile. Pe termen lung, acest lucru se va traduce printr-un echilibru intre efort si sanatate fizica si psihica.

Stabileste cand trebuie sa te opresti. Daca esti perfectionist, s-ar putea ca nicio sarcina sa nu fie vreodata finalizata, pentru ca vei gasi mereu cate ceva de imbunatatit. Si in acest caz risti sa devii victima a Legii lui Parkinson. Stabileste de la inceput cum trebuie sa arate proiectul sau activitatea pe care trebuie sa o finalizezi, pentru a stii cand trebuie sa te opresti.

Afla ce urmeaza. Motivul pentru care angajatii se „lungesc” uneori cu un proiect este ca nu stiu ce urmeaza. In schimb, atunci cand ai deja viitoarele actiuni planificate, iti va fi mai usor sa faci urmatorul pas, fara a trage de timp. Iar aceasta atitudine fata de munca va aduce numai beneficii pe termen lung: vei invata sa actionezi mai rapid si sa ai incredere in actiunile tale.

 

Faptul ca ai inteles ca inseamna si cum functioneaza Legea lui Parkinson iti va schimba perceptia asupra muncii si te va ajuta sa iti gestionezi eficient resursele. Un timp mai scurt alocat fiecarei sarcini va insemna un volum de munca mai mare si rezultate mai bune.

Testeaza principiul ca sa te convingi ca il poti folosi de acum inainte in favoarea ta. Alege un proiect dificil si anunta colegii si sefii ca il vei termina in doua luni (desi in mod normal ai fi avut nevoie de minim trei luni). Foloseste-te de sfaturile pe care ti le-am dat: imparte proiectul in activitati mici si concrete, stabileste termene pentru fiecare dintre ele, noteaza evolutia proiectului, scapa de activitatile care iti mananca timpul si iti reduc din concentrare. Legea lui Parkinson se va transforma din inamic in aliat si vei descoperi ca ceea ce parea pana acum imposibil poate fi realizat!

Dragos Corbu

About Dragos Corbu